Wie überwacht man die Arbeitszeit eines Mitarbeiters in GWS?

Nach der Anmeldung in Green Work Schedule sieht der Mitarbeiter auf dem Hauptbildschirm einen großen Button „Arbeitsbeginn erfassen“. Wenn er darauf klickt, werden Datum und Uhrzeit des Klicks in der Datenbank gespeichert, und anstelle des Buttons erscheint der Button „Arbeitsende erfassen“. Wenn der Mitarbeiter vergisst, das Ende zu erfassen und am nächsten Tag den Beginn erfassen möchte, hat er den Button „Abbrechen und Arbeit starten“. Auf diese Weise kennzeichnet er, dass er nicht den ganzen Tag ohne Unterbrechung gearbeitet hat, sondern nur vergessen hat, auf Ende zu klicken.

Darunter erscheint für den Mitarbeiter eine Liste der letzten 5 Einträge: Datum und Uhrzeit des Beginns und des Endes (wenn kein Ende erfasst wurde, wird nur der Beginn angezeigt), die Dauer (Endzeit minus Startzeit) sowie Kommentare. Kommentare können sowohl der Mitarbeiter als auch sein Vorgesetzter verfassen (bei jedem Kommentar werden Autor sowie Datum und Uhrzeit des Hinzufügens gespeichert). Die vollständige Tabelle mit allen Einträgen ist im Seitenmenü als „Anwesenheiten“ verfügbar.

Der Mitarbeiter kann die Arbeitszeit auch manuell eintragen, indem er Datum und Uhrzeit des Beginns und des Endes eingibt; dabei speichert das System außerdem, wann dieser Eintrag erstellt wurde. So kann der Mitarbeiter seine Fehler nachträglich korrigieren, aber der Vorgesetzte sieht, dass sie nachträglich geändert wurden. Solche nachträglichen Einträge kann auch der Vorgesetzte selbst hinzufügen.

Benutzerzusammenfassung

Wenn wir einen vollständigen Zeitplan haben, sehen wir im Tab „Benutzerzusammenfassung“ eine einzelne Tabelle, die zeigt, wann der Mitarbeiter arbeiten sollte und wann er tatsächlich gearbeitet hat. Dort wählen wir den Datumsbereich und den Mitarbeiter aus. Links sehen wir die geplante Zeit aus dem Zeitplan und rechts die tatsächliche Zeit aus der Anwesenheit.

Schutz vor Missbrauch

Die Nutzung von GWS gibt uns Gewissheit, wann der Mitarbeiter den Arbeitsbeginn und das Arbeitsende geklickt hat. Die zuvor erwähnte Möglichkeit, Daten nachträglich zu korrigieren, hinterlässt einen Eintrag darüber, wann diese Daten geändert wurden (sowohl wenn sie von dem Mitarbeiter als auch von seinem Chef korrigiert werden). Ein Versuch, die Uhrzeit am Computer/Telefon umzustellen, hilft ebenfalls nichts – berücksichtigt wird die Uhrzeit des Servers.

Schwieriger ist es, zu erkennen, wo der Mitarbeiter geklickt hat. Ein Mitarbeiter kann sich auch außerhalb des Arbeitsplatzes bei GWS anmelden.

Theoretisch kann man die Position per GPS prüfen, aber das ist leicht zu umgehen. Eine Möglichkeit ist, die GPS-Daten mit Entwicklertools zu überschreiben, eine andere ist, sein Passwort einem Arbeitskollegen zu geben, der sich bereits im Unternehmen befindet, damit dieser von seinem Konto aus auf Start klickt.

Ein Kunde von mir nutzt Fingerabdruckleser der Firma ZKTeco – der Mitarbeiter muss einen Finger auf den fest montierten Leser drücken (man kann das also nicht für jemanden anderen tun).

Eine weitere Möglichkeit ist, an der Arbeitsstelle einen dedizierten Computer/Tablet mit RFID- oder Smartcard-Leser aufzustellen (RFID ist günstiger und einfacher, aber es lässt sich fälschen) und die Funktion des Start-Buttons auf genau dieses eine Gerät zu beschränken.

Zusammenfassung

Am Ende gilt: Obwohl Green Work Schedule dabei hilft, die Arbeitszeit der Mitarbeiter zu kontrollieren, liefert es keine Informationen darüber, ob der Mitarbeiter in dieser Zeit wirklich gearbeitet hat oder nur herumgelegen ist.