Jak monitorować czas pracy pracownika w GWS?

Po zalogowaniu w Green Work Schedule pracownik na głównym ekranie widzi wielki przycisk „Zaznacz rozpoczęcie pracy”. Po jego kliknięciu w bazie danych zapisuje się data i godzina momentu kliknięcia, a w miejsce przycisku pojawia się przycisk „Zaznacz zakończenie pracy”. Jeżeli pracownik zapomni zaznaczyć koniec pracy, a następnego dnia chce zaznaczyć rozpoczęcie to ma przycisk „Anuluj i rozpocznij pracę”. W ten sposób oznacza, że nie pracował całą dobę bez przerwy, ale właśnie zapomniał kliknąć zakończ.

Pod spodem wyświetla się pracownikowi lista ostatnich 5 wpisów: data i godzina rozpoczęcia oraz zakończenia (jeśli nie zakończono to wyświetla się tylko rozpoczęcie), czas trwania (godzina zakończenia minus godzina rozpoczęcia) oraz komentarze. Komentarze może napisać zarówno pracownik jak i jego przełożony (przy każdym komentarzu zapisuje się autor oraz data i godzina dodania). Pełna tabela zawierająca wszystkie wpisy jest dostępna w menu bocznym jako „Obecności”.

Pracownik może też dodać ręcznie czas pracy, wpisując datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia, przy czym system zapisuje też informację kiedy ten wpis powstał, tak więc pracownik może po fakcie poprawić swoje błędy, ale przełożony widzi, że były one poprawiane po fakcie. Takie wpisy po fakcie może też dodać sam przełożony.

Podsumowanie użytkownika

Jeśli mamy uzupełniony harmonogram, to w zakładce „Podsumowanie użytkownika” mamy jedną tabelkę pokazującą kiedy pracownik powinien być w pracy, a kiedy faktycznie był. Wybieramy tam zakres dat oraz pracownika. Po lewej widać czas planowany z ahrmonogramu, po prawej rzeczwisty z obecności.

Zabezpieczenie przed nadużyciami

Korzystanie z GWS daje nam pewność kiedy pracownik kliknął rozpoczecie i zakończenie pracy. Wspomniana wcześniej możliwość poprawienia danych po fakcie zostawia informację kiedy dane te były poprawiane (zarówno jeśli poprawia je pracownik jak i jego szef). Próba przestawienia zegara w komputerze/telefonie też nic nie da - brany jest pod uwagę zegar serwera.

Wykrycie gdzie pracownik kliknął jest trudniejsze. Pracownik może zalogować się do GWS także nie będąc w miejscu pracy.

Teoretycznie można sprawdzać lokalizację używając GPS, ale jest to łatwe do obejścia. Jedna możliwość to nadpisanie danych z GPS narzędziami dla programistów, druga to danie swojego hasła koledze z pracy który już jest w firmie, aby z jego konta kliknął start.

Jeden z moich klientów wykorzystuje czytniki odcisków palca firmy ZKTeco - pracownik musi przyłożyć palec (więc nie można tego zrobić za kogoś) do czytnika który jest zamontowany na stałe.

Inna możliwość to postawienie w miejscu pracy dedykowanego komputera/tabletu z czytnikiem kard RFID lub kart inteligentnych (RFID są tańsze i prostrze, ale da się je podrobić) i ograniczyć działanie przycisku Start tylko do tego jednego urządzenia.

Podsumowanie

Na koniec pamiętać, że o ile Green Work Schedule pomaga pilnować czasu pracy pracowników, nie daje nam informacji czy pracownik w tym czasie naprawdę pracował, czy tylko się lenił.